Préparer un événement pour une entreprise possède diverses finalités. Cette initiative permet de célébrer l’atteinte des objectifs de la firme, de démarrer un nouveau produit ou de consolider la cohésion d’une équipe. Source de cohésion et de motivation, la soirée d’entreprise est aussi le moment opportun pour élargir son réseau professionnel dans un environnement informel et accueillant. Mais ce genre de soirée est-elle vraiment utile ?
Déterminer le but principal de la soirée
Dans une check-list pour soirée d’entreprise, n’importe quel événement professionnel, peu importe son type, vise à satisfaire un but précis. À titre d’exemple, il peut s’agir de la célébration de l’anniversaire de l’entreprise, de la motivation des collaborateurs. Et ce, après une année de travail acharné. Sans oublier le partage d’un succès ou encore la promotion d’une nouvelle option auprès d’une sélection d’experts classés sur le volet, etc.
Peu importe la situation, il est important de se concentrer sur ce but durant toute l’étape de préparation. Effectivement, c’est face à ce but et aux différentes contraintes qui vous sont fixées que vous pourrez découvrir un lieu approprié, élaborer une liste d’invités. Vous pourrez aussi envisager des animations, choisir et faire appel aux prestataires, etc.
Définir et se conformer au déroulement de la soirée
Au moment de dresser la check-list pour soirée d’entreprise, il faut veiller à garder l’attention des invités jusqu’au bout de la nuit. Il est essentiel d’envisager au programme des animations ludiques, si faisables imprévues. Le mieux sera d’intégrer des temps de pause et des instants plus « corporates ». Ceux-ci permettent à chaque personne de boire un cocktail ou de converser calmement.
Consacrez aussi du temps pour briefer les divers prestataires et intervenants afin que chaque personne connaisse bien ses tâches à tel moment. Échappez à la surenchère seulement pour éblouir. Et ce, bien qu’une augmentation de l’intensité tout au long de la soirée avec un grand final à la place de triomphe émet une étincelle. Cette décision peut faire rater entièrement votre but et excéder le budget prévu.
Choisir une date et un endroit adéquat
Après avoir sélectionné une date, en considérant les jours fériés et les périodes de congés, deux options se présentent à vous. Préparer la soirée dans une salle louée pour l’occasion ou dans les locaux de l’entreprise. Si la seconde option parait adéquate, elle ne rend pas obligatoirement votre tâche plus facile. Préparer une soirée en entreprise, c’est effectivement avoir la garantie que les mesures de sécurité ont été déclarées et parfaitement honorées par les prestataires.
Le tout demeure valide si l’événement nécessite la mise en place d’équipements particuliers et de matériels. C’est également contrôler que le nombre d’issues de secours est ample, que les extincteurs sont disponibles et conviennent au matériel supplémentaire installé, etc. Dans toutes les situations, quel que soit le lieu sélectionné, veillez à ce que vos invités se sentent à l’aise.
Ainsi, rien ne vaut une check-list pour soirée d’entreprise pour bien organiser un événement professionnel.