Certaines sociétés ou certains particuliers organisent leurs événements eux-mêmes que ce soit un séminaire, une convention, un anniversaire ou même un voyage. Elles assurent toutes les étapes à franchir afin de réussir les fêtes sans avoir recours aux agences. Elles doivent alors respecter les lois que les agences maîtrisent aussi parfaitement pour être satisfaites du résultat. Les obstacles durant la préparation ne sont pas les mêmes pour un simple événement à une convention.
Être responsable en cas de problème et connaître les contraintes du lieu
Lorsque vous avez pris la décision d’organiser son événement sans agence alors vous assurerez l’unique responsabilité de tous types de problèmes qui surviendront. Même si vous avez travaillé dessus pendant des mois alors vous ne pourriez pas empêcher un obstacle d’apparaitre, comme une intoxication alimentaire. La solution, c'est de tout vérifié pour prémunir de tous dangers. Assurez-vous de signer un contrat sur la responsabilité civile Organisateur qui couvrira tous les dommages qui pourront vous nuire. Vous devriez bien préciser alors le nombre que vous demandez pour assister à l’événement afin que la place puisse accueillir tout le monde. N’oubliez pas d’appliquer la règle qui correspond à l’endroit où vous ferez la fête que ce soit interne ou externe.
Assurer la sécurité : c’est une prévention
Si vous voulez organiser son événement sans agence, alors il faudra aussi penser aux sécurités de la place ainsi que des convives qui vont venir. Par exemple, vous allez installer des matériels électriques : il faut faire attention aux types d’accidents comme électrocution. Vous demanderez aux techniciens de toujours vérifier ces installations. La prévention sur l’incendie est aussi très importante, si c’est un événement hors du lieu de travail ou de la maison : la propriété devra vous accompagner pour voir les extincteurs si jamais le feu apparaît. Soyez plus vigilant si vous ajoutez de l’animation qui tourne autour de la flamme. La présence d’issue de secours est aussi primordiale ainsi que de mettre des dispositifs pour l’accessibilité des personnes qui ont une mobilité réduite comme les handicapés. Pour des invités plus de 1500 alors, il faut que vous vous équipiez de plusieurs trousses de secours si jamais il y aura des malades ou des petits accidents. La présence des agents de sécurité est aussi nécessaire. Ceux qui vous aident doivent assurer le rôle que vous leur avez donné.
La garantie du séjour de l’entreprise, ne pas bénéficier des conseils de l’agence
Lorsque le dirigeant de la société vous ordonne d’organiser son événement sans agence dans un autre pays, c'est-à-dire en dehors du pays alors vous devriez garantir le voyage de chaque participant durant le séjour à l’étranger. Vous allez penser aux transports ainsi qu’au logement des personnes qui vont y participer selon la réglementation. Le contrat de responsabilité est fatalement utile dans ce cas ainsi qu’une assurance financière. Lorsqu’une personne d’état physique organise un forfait de type touristique alors il devra être immatriculé sur l’Atout France qui doit être renouvelée tous les 3 ans. Le voyage sera garanti financièrement ou des associations assureurs pourront vous aider selon le code tourisme. Si jamais le voyage est une défaillance, une aide financière sera considérée comme une prestation de substitution. Il faudra que vous suiviez les idées de l'agence, notamment sa créativité ainsi que ses expériences et son regard extérieur.