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Conférence
La réussite d’une conférence est bien entendu fortement liée à la qualité des intervenants et des présentations, mais est également déterminé par le confort des invités. Le choix de la salle de conférence est déterminant pour que votre événement se déroule dans les meilleures conditions et marque les esprits durablement.
Réserver une salle
Une conférence est un événement d’entreprise particulier qui invite à la réflexion et au débat sur des problématiques inhérentes à la vie de l’entreprise ou à tout un secteur d’activité. Le succès d’une conférence se mesure à la qualité des interventions et à la richesse du débat, desquelles des enseignements seront tirés. C’est pourquoi l’organisation d’une conférence doit faire en sorte d’instaurer un climat propice à la réflexion et à l’échange pour un débat riche en rebondissements. Il s’agit là d’un évènement particulier qui relève d’une certaine complexité, et il est certain que le recours à l’expertise d’une agence évènementielle (voir fiche agence évènementielle) vous facilitera les choses. Elle pourra arranger la participation d’intervenants prestigieux ou se charger de vous trouver une salle de conférence à Paris grâce à un carnet d’adresses joufflu et des partenaires nombreux.
Organiser une conférence : Nos conseils
Réserver une salle
La location d’une salle de conférence se fait très en amont de l’évènement, pour bénéficier des locaux les plus adaptés à votre événement. Pour une conférence en particulier, la réservation d’une salle doit répondre à des critères précis :
- Agencement : vous pouvez organiser la conférence dans vos locaux si la salle est adaptée, sinon optez pour la location de salle (voir fiche location salle). Celle-ci doit être pourvue d’un auditorium spacieux où les intervenants pourront s’exprimer et aussi des salles annexes, pour des études de cas par exemple.
- Capacité : veillez à disposer d’une salle bien proportionné par rapport au nombre de participants, car un lieu trop petit provoque un sentiment d’étouffement chez les invités. Prévoyez un espace pour chacun sans isoler qui que ce soit, afin de favoriser les échanges. Il faut compter entre 0,5 et 1 m² par personne
- Equipement : orientez le choix de la salle en fonction des prestations incluses dans le forfait de location. Une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel ou le recours onéreux à un prestataire technique. Pour une conférence vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les discours.
- Localisation: il est préférable de choisir une salle facile d’accès où tous les conférenciers pourront se rendre. Pour une salle de conférence à Paris par exemple, faites en sorte à ce qu’elle soit proche des transports. Si le lieu est excentré, organisez le transport et l’hébergement.
Organiser une conférence : Nos conseils
Réserver une salle
La location d’une salle de conférence se fait très en amont de l’évènement, pour bénéficier des locaux les plus adaptés à votre événement. Pour une conférence en particulier, la réservation d’une salle doit répondre à des critères précis :
- Agencement : vous pouvez organiser la conférence dans vos locaux si la salle est adaptée, sinon optez pour la location de salle (voir fiche location salle). Celle-ci doit être pourvue d’un auditorium spacieux où les intervenants pourront s’exprimer et aussi des salles annexes, pour des études de cas par exemple.
- Capacité : veillez à disposer d’une salle bien proportionné par rapport au nombre de participants, car un lieu trop petit provoque un sentiment d’étouffement chez les invités. Prévoyez un espace pour chacun sans isoler qui que ce soit, afin de favoriser les échanges. Il faut compter entre 0,5 et 1 m² par personne
- Equipement : orientez le choix de la salle en fonction des prestations incluses dans le forfait de location. Une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel ou le recours onéreux à un prestataire technique. Pour une conférence vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les discours.
- Localisation: il est préférable de choisir une salle facile d’accès où tous les conférenciers pourront se rendre. Pour une salle de conférence à Paris par exemple, faites en sorte à ce qu’elle soit proche des transports. Si le lieu est excentré, organisez le transport et l’hébergement.
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Le déroulement de la conférence
