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Votre entreprise vous a confié l’organisation d’un événement et vous hésitez à faire appel à une agence événementielle ?  Vous ne savez peut-être pas comment entrer en contact avec ce genre d’établissement, ou bien vous pensez que votre budget alloué pour l’événement est insuffisant. Evidemment vous pouvez organiser votre événement en interne sans faire appel à des prestataires de la communication événementielle. Sachez cependant que profiter des services d’une agence événementielle vous fait gagner un temps précieux et vous permet également  d’optimiser votre budget en vous obtenant des prix négociés grâce à leur partenariat. Sans compter sur le fait qu’organiser des événements est le corps de métier d’une agence, avec ses services vous augmentez vos chances de faire de votre manifestation une véritable réussite. Vous pouvez déléguer tout ou une partie de l’organisation d’evenement d’entreprise (voir fiche organisation evenement d’entreprise) à une agence événementielle, dans tous les cas la réussite de l’événement dépend d’un bon dialogue avec vos différents prestataires.

Organiser un événement d’entreprise en interne

L’organisation d’un événement peut parfaitement être assumée en interne, il vous suffit de constituer un binôme composé d’un responsable et d’une autre personne pour l’assister. Il est absolument nécessaire d’avoir du temps à y consacrer car organiser une manifestation s’étale sur plusieurs mois, en général il faut s’y prendre entre 6 mois et 1 an à l’avance.

C’est à vous maintenant de définir la stratégie dans laquelle inscrire votre événement, d’intenses recherches vous attendent :
-    Définir un concept et choisir des animations en fonction des objectifs de la manifestation
-    Trouver une salle : Le  choix d’une salle se fait le plus en amont possible de l’événement,  vous pouvez l’organiser dans les locaux de l’entreprise, c’est le plus simple. Au cas où ces locaux soient inadaptés, optez pour une location de salle (voir fiche location salle) et commencez très tôt vos recherches.
-    Paramétrer tous les aspects logistiques liés au déroulement de la manifestation : coordonner l’accueil de participants, le buffet, l’apéritif, la mise en place des animations, etc.
-    Optimiser le budget : Les deux postes de dépense les plus importants sont en général  les frais de location de salle et le traiteur.
Certains appels d’offre sont inévitables : les services d’un traiteur ou une société en charge de la rédaction du compte-rendu. Il est également conseillé de faire appel à d’autres prestataires pour créer un site internet dédié à l’événement.

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