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Organiser une convention

Il est de ces évènements qui sont indispensables à la progression d’une entreprise et parmi lesquels les conventions occupent le devant de la scène. Salles, service traiteur, organisation logistique, autant de points sur lesquels nos retours d’expérience vous seront des plus précieux pour que l’organisation de votre convention soit un vrai succès.

Par Go-Evénements   |  Catégories : Blog - Conseils évènementiels - Évènements professionnels - Réunions / Congrès

Organisation convention : ne rien laisser au hasard

Organiser une convention, c’est inviter les membres de l’entreprise à discuter autour d’une même table. L’organisation d’une convention est donc un moment décisif dans la vie de l’entreprise car les thèmes abordés visent véritablement à mettre au jour les enjeux inhérents à un projet en cours et à les résoudre, afin de tracer ensemble une ligne de conduite.

Pour que toutes ces discussions soient fructueuses et se déroulent dans un climat favorable à l’expression des opinions de chacun, l’organisation d’une convention ne doit évidemment rien laisser au hasard et ce qu’il s’agisse du choix d’une salle , d’un traiteur ou de son timing. Autant de paramètres difficiles à déterminer seul et demandant beaucoup de temps. Ayant par le passé organisé nombre de conventions dans la capitale, notre agence événementielle peut vous faire gagner un temps précieux et vous permettra de miser sur des valeurs sûres testées et approuvées par nos équipes ce qui se révélera être une valeur ajoutée de taille pour marquer les esprits et aboutir à un évènement des plus constructif. Ce sera aussi LA solution pour optimiser votre budget .

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Déterminer les objectifs de la convention

Une convention, comme un congrès, a pour but de tracer une ligne de conduite, de prendre des décisions en vue de l’élaboration d’un projet ou à cause de l’apparition de certaines difficultés. N’organisez pas une convention par habitude ou par convenance parce que c’est devenu une « tradition » dans l’entreprise, mais faites le par nécessité.

Comme pour tout événement d’entreprise qui invite au travail et à la réflexion, vous devez donc choisir un thème et vous proposer un but. C’est encore plus vrai pour une convention où ce travail va consister à cerner vos objectifs. Pour cela, analysez les faits marquants déjà passés ou à venir qui vous amènent à organiser une telle réunion. Cela peut être dû à une fusion-acquisition, un lancement de produit, une fusion des forces de vente, en somme des événements qui nécessite une réorientation et une mise au point.

Si vous devez organiser un lancement de produit, rendez vous sur notre dossier spécial

Organiser une convention : Choisir un lieu

Le plus simple est d’organiser la manifestation dans vos locaux. Mais s’ils ne sont pas adaptés, et c’est souvent le cas pour les petites entreprises,il va vous falloir recourir à une location de salle.

Cliquez ICI pour découvrir notre thématique spécial location de salle.

Cette démarche se fait le plus en amont possible de l’événement et la salle doit répondre à des critères bien précis liés à la logistique d’une réunion. Avec plus de 500 salles dans notre répertoire, notre agence événementielle est spécialiste de la location de salle à Paris et a acquis au fil des années par une visite régulière des lieux et l’organisation de nombreuses conventions une très bonne expérience de terrain. Détails logistiques comme la présence d’un traiteur, de matériel audiovisuel ou de mobilier sont autant de détails d’importance dont nous avons la connaissance, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux dans l’organisation de votre convention.

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Théâtre, péniche, cirque … toutes les locations de salles de grandes capacités sont envisageables. Quelque soit votre préférence il est cependant essentiel de réserver une salle très tôt car les location de grandes capacités sont souvent prises d’assaut. Toutes les salles de convention avec lesquelles nous avons l’habitude de travailler n’étant pas sur notre site internet, nous pouvons vous en donner la liste complète au 01 82 28 77 32 .

Parce qu’elles peuvent tout aussi bien faire l’affaire, ne manquez pas notre dossier location de salle de conférence

Que vous optiez pour une salle classique, historique ou atypique, nous avons à coup sur LA salle adéquate à votre projet et à votre budget!

Privilégiez les salles agencées pour accueillir des réunions et pourvues d’un auditorium spacieux où les participants pourront exprimer leur opinion. Prévoyez également des salles annexes si vous envisagez des réunions en petits comités. Le plus simple reste de choisir un palais des congrès, spécialement étudié pour ce genre d’événements. Auditorium, salles de réunions petites et grandes, services de restauration… tout est prévu.

Et si votre convention ne se prête pas au faste de ce genre de lieu, choisissez une autre salle, en sachant qu’une convention nécessite souvent un équipement sonore et vidéo de premier choix. Nous pouvons vous aiguiller vers des prestataires techniques ayant fait preuve de leurs savoir faire lors d’événements passé. La encore, nous vous conseillons les salles incluant la location de tout le matériel nécessaire pour une facture totale en baisse par rapport à une location sèche. 

Les locations de salles de musées peuvent être une excellente idée, pour preuve ce dossier spécial.

Quelque soit vos préférences en matière de location de salle, il faudra compter entre 0,50 à 1 m² par personne. Nous vous réservons tout un panel de retours d’expériences au 01 82 28 77 32 qui ne manqueront pas de vous donner des idées et de vous forger une idée précise de ce qu’exige l’organisation d’une convention.

Convention: Coté restauration et hébergement

Si votre événement ne permet pas d’opter pour un centre ou palais des congrès avec services de restauration intégré , nos équipes se chargeront de coupler à votre événement les services d’un traiteur spécialiste des événements de grande capacité comme Fauchon, Le Notre ou encore Potel & Chabot, des valeurs sures en terme de gastronomie pour épater les congressistes étrangers.

Pour tout savoir des dernières tendances traiteur, suivez le reportage de notre envoyé spécial

On vous conseille alors d’opter pour une restauration en formule cocktail, une simplification logistique moins onéreuse qu’un diner assis et qui vous permettra d’y inclure quelques animations culinaires des plus appréciées entre deux réunions.

Rendez vous sur nos dossiers spécial traiteur et spécial cocktail dînatoire pour organiser la restauration de vos congressistes.

Pour une réunion s’étalant sur plusieurs jours, pensez à l’hébergement de vos invités, à proximité de la salle de congrès si possible ou facilement accessible en transport en commun.

Notre coup de coeur pour allier hébergement et espaces de réunion ? Le Yacht VIP, un véritable palace flottant qui permettra d’embarquer vos convives une semaine entière pour une convention haute de gamme sur la Seine.

Toutes nos idées pour une croisière sur la Seine sont à retrouver ICI

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Convention : les détails pratiques

Il est important, surtout si l’évènement s’étale sur plusieurs jours, de respecter scrupuleusement  un planning.

- Coordonner les différentes interventions heure par heure

- Impartir un temps de parole pour chaque intervenant

- Prévoir des temps de pause et laisser quelques minutes entre deux interventions

Il est même fortement conseillé de procéder à des répétitions afin de vérifier certains détails, tester la cohérence du planning et régler les derniers détails techniques. Faire appel à notre agence événementielle c’est aussi pouvoir visiter les salles au préalable sur simple demande au 01 82 28 77 32 et tout mettre en oeuvre pour un évènement au timing parfait.

Enfin le nombre d’invités étant conséquent, les services de prestataires assurant l’encadrement de votre convention comme des hôtesses d’accueil ne seront pas de trop pour badger les invités et mettre en place la décoration et le balisage avec un parcours fléché afin de permettre aux participants de s’orienter dans la salle et d’être autonomes. La encore nous pourrons vous épauler dans l’organisation de votre événement en vous proposant des valeurs sures de notre catalogue de prestataires.

Pour vous assurer de la participation du plus grand nombre, adressez les invitations suffisamment tôt. Il faut compter environ trois semaines dans l’absolu, mais en interne, quinze jours suffisent généralement. Pour vous faciliter l’envoi, privilégiez les e-mails et créez votre propre outil de gestion des contacts pour gérer les réponses. Envoyez des relances une semaine avant le jour J.

Le suivi de l’événement

Pour sonder vos invités quant à la réussite de votre convention, il convient d’assurer le suivi de l’événement passé. Pour ce faire, n’hésitez pas à livrer un compte-rendu par e-mail aux participants ou sur l’intranet de l’entreprise, où vous diffuserez les résultats des différents travaux entrepris pendant l’événement, et pourquoi pas une enquête de satisfaction.

 

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