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Congrès

L’organisation d’un congrès doit être minutieusement préparée : choix de la salle, des intervenants, d’un service traiteur, timing, invitations, etc. ne laissez rien au hasard et suivez nos conseils pour que votre congrès soit une réussite !

Par Go-Evénements   |  Catégories : Blog - Conseils évènementiels - Évènements professionnels - Réunions / Congrès

Occasion unique d’engager une réflexion profonde sur l’entreprise et qui lui fournira les clés de ses orientations futures, un congrès résume l’état d’esprit des professionnels d’un milieu en réunissant ses meilleurs éléments autour d’une réflexion commune. Un congrès, comme toute réunion, est également une occasion de se retrouver, et de renforcer les liens entre les participants. Et pour mener à bien cet événement, afin qu’il allie professionnalisme et convivialité, l’organisation de votre congrès doit être sans faille. Lieu, transport, déroulement… autant de questions à résoudre et pour lesquelles s’offrir les services d’une agence événementielle n’a rien de superflu. Retours d’expérience, conseils et carnet d’adresse sont autant de valeurs ajoutées qui font toute la différence entre un événement lambda et un congrès réussit.

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Congrès : Choisir la bonne salle

Même s’il s’agit de la meilleure solution pour diminuer le coût de votre évènement, ne nous leurrons pas, il y a peu de chances que les locaux de votre entreprise soient suffisamment grands pour accueillir un congrès. Dans ce cas, il faut donc voir les choses en grand, et louer une salle à l’extérieur. Avec plus de 500 salles dans notre répertoire, notre agence événementielle est spécialiste de la location de salle à Paris et a acquis au fil des années par une visite régulière des lieux et l’organisation de nombreux événements d’entreprise une très bonne expérience de terrain. Détails logistiques comme la présence d’un traiteur, de matériel audiovisuel ou de mobilier sont autant de détails d’importance dont nous avons la connaissance, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux dans l’organisation de votre congrès.

Rendez vous sur notre dossier location de salle pour profiter de tous nos conseils malins pour votre événement

 

Théâtre, péniche, cirque … toutes les locations de salles de grandes capacités sont envisageables. Quelque soit votre préférence il est cependant essentiel de réserver une salle très tôt car les centres et palais des congrès sont des produits assez rares, crées pour des manifestations d’envergure. Toutes les salles de congrès avec lesquelles nous avons l’habitude de travailler n’étant pas sur notre site internet, nous pouvons vous en donner la liste complète au 01 82 28 77 32 !. Que vous optiez pour une salle classique, historique ou atypique, nous avons à coup sur LA salle adéquate à votre projet et à votre budget!

Et parce qu’elles peuvent aussi faire l’affaire pour un congrès, rendez vous sur notre thématique salle de conférence

Congrès : des lieux pour les grandes et petites capacités

- Centre, palais des congrès : ces salles disposent d’une infrastructure spécialement conçue pour accueillir des congrès. Elles comprennent de nombreux lieux de restauration, l’accès à différentes salles et assurent l’équipement et le matériel, vous garantissant ainsi un excellent rapport qualité/prix pour une formule clé en main.  De nombreux prestataires sont à votre service, des techniciens au traiteur et même un chargé d’événement, responsable de la logistique de votre manifestation.

- Pour une manifestation qui ne se prête pas au faste d’un palais des congrès – car oui, il y a des congrès plus modestes, si absurde que paraisse cette hypothèse – la réservation d’une salle doit prendre en compte de plusieurs éléments. : nombre de participants, superficie de la salle, accès à des salles de réunion et éventuellement un auditorium. L’équipement est aussi important : pour un congrès vous aurez besoin de vidéoprojecteurs, d’écrans plats et d’un système de sonorisation complet. La encore, nous vous conseillons les salles incluant la location de tout le matériel nécessaire pour une facture totale en baisse par rapport à une location sèche.

Les grands classiques des salles de congrès à Paris ? Le Cirque d’hiver, le Bourget ou encore l’ IMA , trois lieux pour lesquels nous vous réservons des retours d’expérience au 01 82 28 77 32 !.

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Congrès : Coté restauration et hébergement

Si votre événement ne permet pas d’opter pour un centre ou palais des congrès avec services de restauration intégré , nos équipes se chargeront de coupler à votre événement les services d’un traiteur spécialiste des événements de grande capacité comme Fauchon, Le Notre ou encore Potel & Chabot, des valeurs sures en terme de gastronomie pour épater les congressistes étrangers.

Pour tout connaitre des dernières tendance traiteur, rendez vous sur notre page reportage!

On vous conseille alors d’opter pour une restauration en formule cocktail, une simplification logistique moins onéreuse qu’un diner assis et qui vous permettra d’y inclure quelques animations culinaires des plus appréciées entre deux réunions.

Rendez vous sur nos dossiers spécial traiteur et spécial cocktail dînatoire pour organiser la restauration de vos congressistes.

Pour une réunion s’étalant sur plusieurs jours, pensez à l’hébergement de vos invités, à proximité de la salle de congrès si possible ou facilement accessible en transport en commun.

 

Congrès : les détails pratiques

Il est important, surtout si l’évènement s’étale sur plusieurs jours, de respecter scrupuleusement  un planning.

- Coordonner les différentes interventions heure par heure

- Impartir un temps de parole pour chaque intervenant

- Prévoir des temps de pause et laisser quelques minutes entre deux interventions

Il est même fortement conseillé de procéder à des répétitions afin de vérifier certains détails, tester la cohérence du planning et régler les derniers détails techniques. Faire appel à notre agence événementielle c’est aussi pouvoir visiter les salles au préalable sur simple demande au 01 82 28 77 32 et tout mettre en oeuvre pour un évènement au timing parfait.

Enfin le nombre d’invités étant conséquent, les services de prestataires assurant l’encadrement de votre congrés comme des hôtesses d’accueil ne seront pas de trop pour badger les invités et mettre en place la décoration et le balisage avec un parcours fléché afin de permettre aux participants de s’orienter dans la salle et d’être autonomes. La encore nous pourrons vous épauler dans l’organisation de votre événement en vous proposant des valeurs sures de notre catalogue de prestataires.

Pour vous assurer de la participation du plus grand nombre, adressez les invitations suffisamment tôt. Il faut compter environ trois semaines dans l’absolu, mais en interne, quinze jours suffisent généralement. Pour vous faciliter l’envoi, privilégiez les e-mails et créez votre propre outil de gestion des contacts pour gérer les réponses. Envoyez des relances une semaine avant le jour J. 

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