personnes

Conférence

La réussite d’une conférence est bien entendu fortement liée à la qualité des intervenants et des présentations, mais est également déterminé par le confort des invités. Le choix de la salle de conférence est déterminant pour que votre événement se déroule dans les meilleures conditions et marque les esprits durablement.

Par Go-Evénements   |  Catégories : Blog - Conseils évènementiels - Évènements professionnels - Réunions / Congrès

Une conférence est un évènement d’entreprise particulier qui invite à la réflexion et au débat sur des problématiques inhérentes  à la vie de l’entreprise  ou à tout un secteur d’activité. Le succès d’une conférence se mesure à la qualité des interventions et à la richesse du débat, desquelles des enseignements seront tirés. C’est pourquoi l’organisation d’une conférence doit faire en sorte d’instaurer un climat propice à la réflexion et à l’échange pour un débat riche en rebondissements. Il s’agit là d’un  évènement particulier qui relève d’une certaine complexité et il est certain que le recours à l’expertise d’une agence évènementielle vous facilitera les choses, vous faisant gagner un temps des plus précieux et vous mettant à l’abri des déconvenues de dernière minute.

restaurant groupe paris

Trouver la bonne salle de conférence

La location d’une salle de conférence se fait très en amont de l’évènement, pour bénéficier des locaux les plus adaptés à votre événement. Vous pouvez organiser la conférence dans vos locaux si la salle est adaptée,ce qui implique de disposer d’auditorium spacieux et de salles annexes ou si ce n’est pas le cas d’opter pour une location de salle .

Consultez notre thématique location de salle en cliquant ICI

Avec plus de 500 salles dans notre répertoire, notre agence événementielle est spécialiste de la location de salle à Paris et a acquis au fil des années par une visite régulière des lieux et l’organisation de nombreux événements d’entreprise une très bonne expérience de terrain. Détails logistiques comme la présence d’un traiteur, de matériel audiovisuel ou de mobilier sont autant de détails d’importance dont nous avons la connaissance, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux dans l’organisation de votre évènement.

Pour découvrir notre sélection de salle de conférence et de séminaire, consultez notre thématique spéciale que se soit pour trouver une salle de conférence atypique ou classique.

Quelque soit la location de salle pour laquelle vous optez il faudra compter entre 0,5 et 1 m² par personne et orienter le choix de la salle en fonction des prestations incluses dans le forfait de location. Une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel ou le recours onéreux à un prestataire technique. Pour une conférence vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les discours. De plus, il est préférable de choisir une salle facile d’accès où tous les conférenciers pourront se rendre. Pour une salle de conférence à Paris par exemple, faites en sorte à ce qu’elle soit proche des transports. Si le lieu est excentré, organisez le transport et l’hébergement. Enfin , toutes les conférences à grandes capacités regarderont du coté des cirques ou des musées possédant des espaces spécialement dédiés.

Rendez vous sur notre dossier salle de musée grande capacité pour en savoir plus.

Toutes les salles de conférence avec lesquelles nous avons l’habitude de travailler n’étant pas sur notre site internet, nous pouvons vous en donner la liste complète au 01 82 28 77 32 . Que vous optiez pour une salle classique, historique ou atypique, nous avons la salle adéquate à votre projet et à votre budget!

restaurant groupe paris

Quand faire une conférence ?

Pour faire en sorte à ce que les participants se libèrent le jour de l’événement, certaines dates sont à proscrire :
- La période des vacances scolaires
- Certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi comme début et fin de semaine et le mercredi où les enfants sont prioritaires.

Concernant les horaires, tout dépend de la durée de la conférence, ce qui compte c’est de s’arranger pour que l’évènement se termine vers 19h. A cette heure-ci, un apéritif est  le bienvenu, c’est l’occasion pour  les participants de faire plus ample connaissance, d’échanger leurs impressions autour d’une coupe de champagne ou de tisser des réseaux. Quand l’évènement a lieu en interne, l’heure peut être avancée à 17h30.

Conférence : que servir coté assiette ?

Coupler votre conférence à la prestation d’un traiteur est une tâche qui se révèle souvent ardue pour tous les organisateurs d’évènement amateurs. Que servir? Dans quel cadre ? Dans quelles proportions ?

Autant de question auxquelles nous répondons en détail dans notre thématique spécial traiteur.

Et si vous avez déjà opté pour un format cocktail, rendez vous directement sur notre dossier consacré au cocktail dînatoire.

Dans tous les cas, il sera primordial de prendre en compte les éléments suivants:

- La prestation d’un traiteur peut être comprise dans la location de salle ,vérifiez dans ce cas que le traiteur qui vous est imposé soit susceptible de répondre à vos attentes. Ce type de location vous reviendra moins cher que de faire appel à un traiteur en externe.
- Si vous avez le choix, un bon dialogue avec le traiteur est nécessaire. Préparez de quoi grignoter toute la journée : viennoiseries, café, thé et jus de fruits. Le traiteur doit être également apte à composer un buffet ou un cocktail déjeunatoire.
- Pensez aux régimes alimentaires spécifiques de chacun. Anticipez sur la question en proposant des repas végétarien, casher ou hallal.

N’hésitez pas à vous rendre sur notre répertoire de traiteurs qui ne manquera pas de vous donner des idées pour conférence! Et pour découvrir tous les traiteurs avec lesquels nous avons coutume de travailler, appelez nous au 01 82 28 77 32 !

restaurant groupe paris

Une conférence, coté pratique

Il est important, surtout si l’évènement s’étale sur plusieurs jours, de respecter scrupuleusement  un planning.

- Coordonner les différentes interventions heure par heure
- Impartir un temps de parole pour chaque intervenant
- Prévoir des temps de pause et laisser quelques minutes entre deux interventions

Pour une conférence, il est même fortement conseillé de procéder à des répétitions afin de vérifier certains détails, tester la cohérence du planning et régler les derniers détails techniques. Faire appel à notre agence événementielle c’est aussi pouvoir visiter les salles au préalable sur simple demande et tout mettre en oeuvre pour un évènement au timing parfait.

Enfin le nombre d’invités étant conséquent, les services de prestataires assurant l’encadrement de votre séminaire comme des hôtesses d’accueil ne seront pas de trop pour badger les invités et mettre en place la décoration et le balisage avec un parcours fléché afin de permettre aux participants de s’orienter dans la salle et d’être autonomes. La encore nous pourrons vous épauler dans l’organisation de votre événement en vous proposant des valeurs sures de notre catalogue de prestataires.

Comments are closed.