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Agence événementielle

Faire appel à une agence événementielle permet d’avoir recours à une véritable expertise dans l’organisation d’événements. Vous gagnerez en temps et en efficacité tout en optimisant votre budget si l’agence s’attache à négocier pour vous les meilleurs prix auprès des prestataires.

Par Go-Evénements   |  Catégories : Blog - Conseils évènementiels

Votre entreprise vous a confié l’organisation d’un événement et vous hésitez à faire appel à une agence événementielle ?  Vous ne savez peut-être pas comment entrer en contact avec ce genre d’établissement, ou bien vous pensez que votre budget alloué pour l’événement est insuffisant. Evidemment vous pouvez organiser votre événement en interne sans faire appel à des prestataires de la communication événementielle. Sachez cependant que profiter des services d’une agence événementielle vous fait gagner un temps précieux et vous permet également  d’optimiser votre budget en vous obtenant des prix négociés grâce à leur partenariat. Sans compter sur le fait qu’organiser des événements est le corps de métier d’une agence, avec ses services vous augmentez vos chances de faire de votre manifestation une véritable réussite. Vous pouvez déléguer tout ou une partie de l’organisation d’evenement d’entreprise (voir fiche organisation evenement d’entreprise) à une agence événementielle, dans tous les cas la réussite de l’événement dépend d’un bon dialogue avec vos différents prestataires.

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Organiser un événement d’entreprise en interne

L’organisation d’un événement peut parfaitement être assumée en interne, il vous suffit de constituer un binôme composé d’un responsable et d’une autre personne pour l’assister. Il est absolument nécessaire d’avoir du temps à y consacrer car organiser une manifestation s’étale sur plusieurs mois, en général il faut s’y prendre entre 6 mois et 1 an à l’avance.

Les avantages du recours à une agence événementielle se situent sur plusieurs niveaux. Au delà du simple fait de gagner du temps en déléguant une partie du travail, vous bénéficiez d’un réel savoir-faire en matière d’organisation d’événement, et aussi vous optimisez votre budget grâce  aux relations privilégiées qu’entretiennent les agences avec d’autres prestataires.

-    Rôle de conseil: Organiser un événement est le domaine de compétence des agences événementielles. La communication événementielle exige une expertise afin de véhiculer le message de dynamisme que vous souhaitez pour votre manifestation. L’agence événementielle remplira son rôle de conseil afin de définir avec vous le concept de l’événement suivant vos objectifs.  Par exemple, pour un séminaire de team-building (voir fiche team building), une agence vous conseillera d’organiser une murder party, une activité qui a la particularité de stimuler la créativité et la réflexion au profit de l’esprit d’équipe.

-    Relation privilégiée avec certains prestataires : Vous trouverez plus facilement une salle ou un traiteur en faisant appel à une agence événementielle. Ils connaissent les différentes salles et peuvent activer leur réseau pour vous trouver les prestataires qui vous conviennent, tout en restant en accord avec votre budget grâce à leur partenariat. Une agence possède son réseau de prestataires avec lesquels elle peut négocier les prix. Par exemple, le DJ que vous trouverez dans les pages jaunes vous coûtera 2000 euros, une agence événementielle vous proposera le sien, quia déjà fait ses preuves, pour 700 euros.

-    Gestion budget : Suivant votre budget alloué pour l’événement, votre prestataire saura l’optimiser au maximum.  Elle saura vous faire une sélection de salles ou de prestataires en accord avec votre budget ou vous conseiller sur les éléments à sacrifier ou comment détourner un obstacle sans que cela ne nuise au déroulement de la  manifestation et à la notoriété de l’entreprise. Vous ne le savez peut-être pas, le prix des locations de salles de séminaires chutent en fin de semaine, une agence vous suggérera  ces jours là pour vous permettre de rentrer dans votre budget ou pour consacrer un poste de dépense plus important aux animations par exemple. Il existe aussi un moyen de réaliser des économies sur les frais de location de matériel et de gagner de l’espace en  optent pour un cocktail dînatoire plutôt qu’un dîner assis. Autant de trucs et astuces dont vous profiterez en suivant les conseils d’une agence événementielle.

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C’est à vous maintenant de définir la stratégie dans laquelle inscrire votre événement, d’intenses recherches vous attendent :
-    Définir un concept et choisir des animations en fonction des objectifs de la manifestation
-    Trouver une salle : Le  choix d’une salle se fait le plus en amont possible de l’événement,  vous pouvez l’organiser dans les locaux de l’entreprise, c’est le plus simple. Au cas où ces locaux soient inadaptés, optez pour une location de salle (voir fiche location salle) et commencez très tôt vos recherches.
-    Paramétrer tous les aspects logistiques liés au déroulement de la manifestation : coordonner l’accueil de participants, le buffet, l’apéritif, la mise en place des animations, etc.
-    Optimiser le budget : Les deux postes de dépense les plus importants sont en général  les frais de location de salle et le traiteur.
Certains appels d’offre sont inévitables : les services d’un traiteur ou une société en charge de la rédaction du compte-rendu. Il est également conseillé de faire appel à d’autres prestataires pour créer un site internet dédié à l’événement.

Vous avez décidé de travailler de concert avec une agence événementielle pour organiser votre événement d’entreprise. Rien n’est gagné pour autant, encore faut-il trouver la perle rare.  Le rôle de conseil apporté par l’agence sera déterminant quant au succès de l’opération. De la complicité susceptible d’être créer avec elle, de sa bonne compréhension des problématiques soulevées dépend la réussite du projet. Pour faire le bon choix, accordez-vous un délai raisonnable.

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-    Faîtes une première sélection d’agences qui ont retenus votre attention : aidez-vous du bouche-à-oreilles, parlez en autour de vous et consultez vos pairs qui vous loueront les qualités de certains prestataires. Retenez ceux bénéficiant déjà d’une certaine notoriété ou dont les réalisations couvertes par la presse ont suscité votre intérêt.

-    Lancez ensuite un appel d’offre et mettez en compétition trois ou quatre agences. Faites une présélection rigoureuse des agences aptes à répondre aux problématiques que soulèvent votre projet. Vous pouvez vous faire assister par des cabinets conseils spécialisés : Gibory Consultant ou Vidéothèque Conseil. Gardez un nombre restreint de concurrents, 3 à 4 afin de consacrer le temps nécessaire au suivi des agences engagées dans la compétition.

-    Créez dans un dossier de consultation où vous exposerez votre stratégie et vos objectifs ainsi que le budget alloué pour l’événement ou au moins une fourchette afin de permettre aux agences de trouver des solutions compatibles. Entre autres renseignements exhaustifs, joignez-y des informations sur l’entreprise (organisation et culture), le secteur d’activité et ses produits, le marché et la concurrence. Un récapitulatif des expériences passées en communication est le bienvenue, n’hésitez pas non plus à en faire la critique.
-    Quelques jours après la remise du dossier de consultation, organisez un entretient individuel avec les agences qui vous exposeront une liste de questions. C’est l’occasion pour vous de vérifier la bonne compréhension du brief et de valider ou pas les premières orientations. Laissez ensuite un délai de quinze jours à trois semaines aux agences pour préparer et finaliser leurs projets.

-    Après la présentation des « recos », vous n’avez plus qu’à faire votre choix. L’enjeu est de taille car vous comptez sur un partenaire pour transformer votre événement en coup de maître. Vous choisirez le projet qui vous séduit selon sa pertinence ou son originalité. N’oubliez pas que vous ne choisissez pas seulement un projet mais plus globalement une agence événementielle, ne vous en tenez pas à ce « grand oral ». Au cours du suivi, avez-vous peut-être noué un dialogue particulier avec une agence qui va créer les conditions idéal d’un travail en concertation. Pesez le pour  et le contre de chaque projet et évaluer d’autres aspects quant à la notoriété d’une agence, son sérieux, ses partenaires, etc.

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