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L’organisation de votre événement en amont (3/3)
Choisir un lieu
Le plus simple est d’organiser la manifestation dans vos locaux. Mais s’ils ne sont pas adaptés, et c’est souvent le cas pour les petites entreprises, ou en ce qui concerne l’organisation de congrès, qui sont des manifestations d’envergure, il va vous falloir recourir à une location de salle (voir fiche location de salle). Cette démarche se fait le plus en amont possible de l’événement et pour l’organisation d’une convention ou d’un congrès, la salle doit répondre à des critères bien précis liés à la logistique d’une réunion.
- Agencement : privilégiez les salles agencées pour accueillir des réunions et pourvues d’un auditorium spacieux où les participants pourront exprimer leur opinion. Prévoyez également des salles annexes si vous envisagez des réunions en petits comités. Pour l’organisation d’un congrès, le plus simple reste de choisir un palais des congrès, spécialement étudié pour ce genre d’événements. Auditorium, salles de réunions petites et grandes, services de restauration… tout est prévu. Et si votre congrès ne se prête pas au faste de ce genre de lieu, choisissez une autre salle, en sachant qu’un congrès nécessite souvent un équipement sonore et vidéo de premier choix.
- Capacité : la salle doit être bien proportionnée par rapport au nombre de participants, un lieu trop petit provoque un sentiment d’étouffement chez les invités, de même un espace trop grand isole et ne favorise pas les échanges. Pour le confort de tous, comptez entre 0,50 à 1 m² par personne.
- Equipement : orientez le choix de la salle en fonction des prestations incluses dans le forfait de location. Une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel où le recours onéreux à un prestataire technique. Pour organiser une convention ou un congrès, vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les débats.
- Localisation/ proximité : veillez à ce que chaque participant puisse se rendre au RDV en vous assurant de l’accessibilité du lieu. Pour une réunion à Paris par exemple, faites en sorte à ce que la salle soit proche des transports en commun. Si le lieu est excentré, organisez le transport et l’hébergement.
La réservation d’une salle doit garantir de bonnes conditions de travail. N’oubliez pas non plu que le recours à des prestataires techniques peut s’avérer nécessaire. Tout dépend alors de votre budget. Une agence événementielle (voir fiche agence événementielle) entretient des relations privilégiées avec certaines salles et certains prestataires, cela peut vous faciliter considérablement la tâche quant au choix d’une salle et vous permettre d’obtenir des tarifs négociés.
- Agencement : privilégiez les salles agencées pour accueillir des réunions et pourvues d’un auditorium spacieux où les participants pourront exprimer leur opinion. Prévoyez également des salles annexes si vous envisagez des réunions en petits comités. Pour l’organisation d’un congrès, le plus simple reste de choisir un palais des congrès, spécialement étudié pour ce genre d’événements. Auditorium, salles de réunions petites et grandes, services de restauration… tout est prévu. Et si votre congrès ne se prête pas au faste de ce genre de lieu, choisissez une autre salle, en sachant qu’un congrès nécessite souvent un équipement sonore et vidéo de premier choix.
- Capacité : la salle doit être bien proportionnée par rapport au nombre de participants, un lieu trop petit provoque un sentiment d’étouffement chez les invités, de même un espace trop grand isole et ne favorise pas les échanges. Pour le confort de tous, comptez entre 0,50 à 1 m² par personne.
- Equipement : orientez le choix de la salle en fonction des prestations incluses dans le forfait de location. Une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel où le recours onéreux à un prestataire technique. Pour organiser une convention ou un congrès, vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les débats.
- Localisation/ proximité : veillez à ce que chaque participant puisse se rendre au RDV en vous assurant de l’accessibilité du lieu. Pour une réunion à Paris par exemple, faites en sorte à ce que la salle soit proche des transports en commun. Si le lieu est excentré, organisez le transport et l’hébergement.
La réservation d’une salle doit garantir de bonnes conditions de travail. N’oubliez pas non plu que le recours à des prestataires techniques peut s’avérer nécessaire. Tout dépend alors de votre budget. Une agence événementielle (voir fiche agence événementielle) entretient des relations privilégiées avec certaines salles et certains prestataires, cela peut vous faciliter considérablement la tâche quant au choix d’une salle et vous permettre d’obtenir des tarifs négociés.
