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L’organisation de votre événement en amont (2/3)
Cibler les participants
- En interne : ce genre de manifestation représente une occasion de fédérer les équipes ou de nouer des liens entre des personnels d’ordinaire distants. L’organisation d’une convention ou d’un congrès ne revient pas à monter un club de rencontres, mais tout de même… N’hésitez pas à convier tous les services concernés, cela ne fera que motiver les troupes. Adressez des invitations aux salariés de l’entreprise sera perçu comme une marque de faveur à leur encontre. N’invitez pas non plus le personnel en entier si tout le monde n’est pas concerné, seulement ceux qui sont susceptible d’apporter leur contribution aux discussions, à vous de cibler !
En dehors des salariés, même pour l’organisation d’une convention, faites participer des intervenants extérieurs liés à vos projets ou avec lesquels vous entretenez des relations privilégiées. La participation d’autres acteurs du projet promet des débats fructueux et une meilleure mise en perspective de l’organisation pour aboutir à des orientations et une répartition des tâches. Vos collaborateurs ou des clients sont les bienvenus à votre convention. C’est encore plus le cas lors de l’organisation d’un congrès, qui se ponctue par des ateliers animés par des intervenants. La sélection de ceux-ci doit être rigoureuse pour donner de la crédibilité à votre manifestation. Pour un débat constructif, vous devez faire en sorte de confronter les points de vue. Sélectionnez les intervenants en fonction de la particularité de leurs travaux. Sachez enfin que compter parmi ses congressistes, la présence de personnalités renforce la notoriété du congrès. Quelques astuces pour choisir un intervenant :
- sa cohérence vis-à-vis du secteur d’activité sur lequel porte l’événement.
- des qualités d’orateur
- la pertinence de son expertise
Si vous êtes dans l’incapacité de trouver vous-mêmes qui convier à votre événement, n’hésitez pas. Aidez-vous d’une agence événementielle (voir fiche agence événementielle), certains prestataires de la communication événementielle sont spécialisés dans la recherche de personnalités ou d’intervenants à l’internationale.
Vous avez constitué l’équipe de choc pour votre prochaine convention ou votre prochain congrès ? Il ne vous reste plus qu’à faire venir vos brebis égarées à la manifestation. Pour cela, adressez les invitations bien à l’avance. Pour les intervenants extérieurs, comptez trois semaines et en interne, quinze jours suffisent généralement. C’est le temps qu’il faut aux invités pour vérifier une date dans leur agenda et vous répondre. Vous pouvez lancer les invitations par courrier mais le plus simple est l’envoi d’e-mails, avec un outil de gestion des contacts. Cela réduit considérablement le coût et vous permet de gérer au mieux les réponses. Pour parfaire l’organisation du congrès ou de la convention, effectuez des relances une semaine avant le jour J.
En dehors des salariés, même pour l’organisation d’une convention, faites participer des intervenants extérieurs liés à vos projets ou avec lesquels vous entretenez des relations privilégiées. La participation d’autres acteurs du projet promet des débats fructueux et une meilleure mise en perspective de l’organisation pour aboutir à des orientations et une répartition des tâches. Vos collaborateurs ou des clients sont les bienvenus à votre convention. C’est encore plus le cas lors de l’organisation d’un congrès, qui se ponctue par des ateliers animés par des intervenants. La sélection de ceux-ci doit être rigoureuse pour donner de la crédibilité à votre manifestation. Pour un débat constructif, vous devez faire en sorte de confronter les points de vue. Sélectionnez les intervenants en fonction de la particularité de leurs travaux. Sachez enfin que compter parmi ses congressistes, la présence de personnalités renforce la notoriété du congrès. Quelques astuces pour choisir un intervenant :
- sa cohérence vis-à-vis du secteur d’activité sur lequel porte l’événement.
- des qualités d’orateur
- la pertinence de son expertise
Si vous êtes dans l’incapacité de trouver vous-mêmes qui convier à votre événement, n’hésitez pas. Aidez-vous d’une agence événementielle (voir fiche agence événementielle), certains prestataires de la communication événementielle sont spécialisés dans la recherche de personnalités ou d’intervenants à l’internationale.
Vous avez constitué l’équipe de choc pour votre prochaine convention ou votre prochain congrès ? Il ne vous reste plus qu’à faire venir vos brebis égarées à la manifestation. Pour cela, adressez les invitations bien à l’avance. Pour les intervenants extérieurs, comptez trois semaines et en interne, quinze jours suffisent généralement. C’est le temps qu’il faut aux invités pour vérifier une date dans leur agenda et vous répondre. Vous pouvez lancer les invitations par courrier mais le plus simple est l’envoi d’e-mails, avec un outil de gestion des contacts. Cela réduit considérablement le coût et vous permet de gérer au mieux les réponses. Pour parfaire l’organisation du congrès ou de la convention, effectuez des relances une semaine avant le jour J.
