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L’organisation de votre événement en amont (1/3)
Déterminer les objectifs de la réunion
Une convention, comme un congrès, a pour but bien précis de tracer une ligne de conduite, de prendre des décisions en vue de l’élaboration d’un projet ou à cause de l’apparition de certaines difficultés. C’est dans un contexte où il faut motiver les équipes et répondre à une problématique structurelle ou stratégique qu’une telle réunion est la bienvenue, sans quoi l’organisation d’une convention est inutile. N’organisez pas une convention par habitude ou par convenance parce que c’est devenu une « tradition » dans l’entreprise, mais faites le par nécessité. C’est la même chose pour un congrès : on n’organise ou on n’assiste à un congrès seulement parce qu’il est impératif ou du moins bénéfique pour l’entreprise de voir aborder telle ou telle problématique et d’échanger sur ce sujet avec des acteurs extérieurs. Si l’organisation d’un congrès n’apporte aucun progrès pour l’entreprise, celui-ci est inutile.
Comme pour tout événement d’entreprise qui invite au travail et à la réflexion, vous devez donc choisir un thème et vous proposer un but. C’est encore plus vrai pour une convention où ce travail va consister à cerner vos objectifs. Pour cela, analysez les faits marquants déjà passés ou à venir qui vous amènent à organiser une telle réunion. Cela peut être dû à une fusion-acquisition, un lancement de produit, une fusion des forces de vente, en somme des événements qui nécessite une réorientation et une mise au point.
N’hésitez pas à prendre le temps de bien cerner vos objectifs. Suivant l’objet de la convention ou du congrès, accompagnez les thèmes de plusieurs messages que vous estimez utile d’adresser à votre cible. Faites une analyse de l’environnement dans lequel l’entreprise évolue et consultez avec beaucoup d’attention les différents services concernés. Pesez le pour et le contre de chaque piste de travail, notamment en analysant les points positifs et négatifs des événements de ce genre, organisés par le passé. Une fois ce travail préliminaire réalisé, retranscrivez le tout dans un cahier des charges. Vous pouvez maintenant vous investir dans la conception du projet et l’organisation de votre congrès ou convention.
Comme pour tout événement d’entreprise qui invite au travail et à la réflexion, vous devez donc choisir un thème et vous proposer un but. C’est encore plus vrai pour une convention où ce travail va consister à cerner vos objectifs. Pour cela, analysez les faits marquants déjà passés ou à venir qui vous amènent à organiser une telle réunion. Cela peut être dû à une fusion-acquisition, un lancement de produit, une fusion des forces de vente, en somme des événements qui nécessite une réorientation et une mise au point.
N’hésitez pas à prendre le temps de bien cerner vos objectifs. Suivant l’objet de la convention ou du congrès, accompagnez les thèmes de plusieurs messages que vous estimez utile d’adresser à votre cible. Faites une analyse de l’environnement dans lequel l’entreprise évolue et consultez avec beaucoup d’attention les différents services concernés. Pesez le pour et le contre de chaque piste de travail, notamment en analysant les points positifs et négatifs des événements de ce genre, organisés par le passé. Une fois ce travail préliminaire réalisé, retranscrivez le tout dans un cahier des charges. Vous pouvez maintenant vous investir dans la conception du projet et l’organisation de votre congrès ou convention.
