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Trouver une salle
Le choix d’une salle se fait le plus en amont possible de l’événement, c’est même l’élément sur lequel vous devez réfléchir en premier. Vous devez vous y prendre tôt pour réussir votre location de salle (voir fiche location de salle), certaines étant très prisées. En choisir une exige une réflexion profonde qui surmonte toutes les contraintes logistiques dans le confinement des locaux.
- Espace et capacité : Comptez de 0.50 à 1m² par invité. Evaluez l’espace nécessaire pour le matériel, les animations et le buffet.
- Agencement : Tout dépend de la tournure que vous souhaitez que prenne votre événement. Le thème de votre gala et les animations qui l’accompagnent vont nécessiter des agencements particuliers. L’accès à plusieurs salles annexes est une bonne idée, vous pourrez ainsi créer une ambiance dans chaque salle et chacun pourra choisir la sienne. Pensez à la présence d’un auditorium si des discours sont prévus.
- Fonctionnalité : Tout ce qui a trait à l’ambiance d’une salle, l’éclairage, la sono, etc. sont des éléments importants pour le bon déroulement de la manifestation. Une salle qui comprend les prestations techniques c’est autant d’économies réalisées sur la location de prestataires. Vous pouvez aussi privilégiez une salle vide si vous souhaitez recréer votre propre ambiance, sur-mesure !
Votre réflexion s’articulera en fonction de votre projet et de votre budget. Le poste de dépense pour une salle vide ne doit pas dépasser 50% du budget alloué pour l’événement. Il existe des moyens d’optimiser ce poste de dépense, en organisant un cocktail dînatoire par exemple. Vous pouvez ainsi louer une salle plus petite et réduire vos frais de location. Sachez aussi que très souvent une salle inspire et donne des idées, cela peut préciser les choses dans votre tête pour organiser un gala unique !
- Espace et capacité : Comptez de 0.50 à 1m² par invité. Evaluez l’espace nécessaire pour le matériel, les animations et le buffet.
- Agencement : Tout dépend de la tournure que vous souhaitez que prenne votre événement. Le thème de votre gala et les animations qui l’accompagnent vont nécessiter des agencements particuliers. L’accès à plusieurs salles annexes est une bonne idée, vous pourrez ainsi créer une ambiance dans chaque salle et chacun pourra choisir la sienne. Pensez à la présence d’un auditorium si des discours sont prévus.
- Fonctionnalité : Tout ce qui a trait à l’ambiance d’une salle, l’éclairage, la sono, etc. sont des éléments importants pour le bon déroulement de la manifestation. Une salle qui comprend les prestations techniques c’est autant d’économies réalisées sur la location de prestataires. Vous pouvez aussi privilégiez une salle vide si vous souhaitez recréer votre propre ambiance, sur-mesure !
Votre réflexion s’articulera en fonction de votre projet et de votre budget. Le poste de dépense pour une salle vide ne doit pas dépasser 50% du budget alloué pour l’événement. Il existe des moyens d’optimiser ce poste de dépense, en organisant un cocktail dînatoire par exemple. Vous pouvez ainsi louer une salle plus petite et réduire vos frais de location. Sachez aussi que très souvent une salle inspire et donne des idées, cela peut préciser les choses dans votre tête pour organiser un gala unique !
