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Etablir un planning
Comme tout événement de taille, un minimum d’organisation est nécessaire. Vous devez penser à la logique des enchaînements et à la gestion du temps. Pour cela il est impératif de respecter scrupuleusement un planning heure par heure qui veille aux points suivants :
- Un temps de parole imparti pour chaque intervenant.
- Un créneau horaire pour chaque atelier qui comprend le temps de parole de la personne qui anime l’atelier, les discussions et les débats. Comptez aussi quelques minutes entre deux interventions.
- Les temps de pause et la pause déjeuner.
Afin de gérer le temps de façon optimale, il est conseillé de recourir à des animateurs de séquences qui pourront veiller au respect des créneaux horaires, coordonner l’enchaînement des ateliers et animer les discussions. Le planning prend également en compte l’agencement de la salle et surtout des petites salles annexes prévues pour les petits comités. Pour éviter le chahut dans les couloirs et les confusions malheureuses, veillez à bien affecter les salles pour les différents groupes de travail.
- Un temps de parole imparti pour chaque intervenant.
- Un créneau horaire pour chaque atelier qui comprend le temps de parole de la personne qui anime l’atelier, les discussions et les débats. Comptez aussi quelques minutes entre deux interventions.
- Les temps de pause et la pause déjeuner.
Afin de gérer le temps de façon optimale, il est conseillé de recourir à des animateurs de séquences qui pourront veiller au respect des créneaux horaires, coordonner l’enchaînement des ateliers et animer les discussions. Le planning prend également en compte l’agencement de la salle et surtout des petites salles annexes prévues pour les petits comités. Pour éviter le chahut dans les couloirs et les confusions malheureuses, veillez à bien affecter les salles pour les différents groupes de travail.
