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Réserver une salle
Pour organiser votre congrès, ne nous leurrons pas, il y a peu de chances que les locaux de votre entreprise soient suffisamment grands. Dans ce cas, il faut donc voir les choses en grand, et louer une salle à l’extérieur. Palais des congrès, théâtre, péniche, cirque, parking souterrain… tout est possible ! La réservation et la location de salle (voir fiche location salle) se fait le plus en amont possible de l’événement. Réservez une salle très tôt car les centres et palais des congrès sont des produits assez rares, crées pour des manifestations d’envergure. Vous devez trouver une salle à la taille de votre congrès et également en fonction de votre budget.
- Centre, palais des congrès : ces salles disposent d’une infrastructure spécialement conçue pour accueillir des congrès. Elles comprennent de nombreux lieux de restauration, l’accès à différentes salles et assurent l’équipement et le matériel. De nombreux prestataires sont à votre service, des techniciens au traiteur et même un chargé d’événement, responsable de la logistique de votre manifestation.
- Pour une manifestation qui ne se prête pas au faste d’un palais des congrès – car oui, il y a des congrès plus modestes, si absurde que paraisse cette hypothèse – la réservation d’une salle doit prendre en compte de plusieurs éléments. : nombre de participants, superficie de la salle, accès à des salles de réunion et éventuellement un auditorium. L’équipement est aussi important : pour un congrès vous aurez besoin de vidéoprojecteurs, d’écrans plats et d’un système de sonorisation complet.
- La localisation de la salle : choisissez un lieu accessible. Pour une réunion longue, pensez à l’hébergement, par exemple. Si la manifestation se déroule à Paris, privilégiez un lieu accessible facilement en transport en commun.
La réservation d’une salle doit veiller à garantir de bonnes conditions de travail pour les participants au congrès, car n’oublions pas que le but initial de l’organisation d’un congrès est professionnel. Pour mener à bien votre événement, le recours à des prestataires techniques peut s’avérer nécessaire. Tout dépend alors de votre budget. Une agence événementielle (voir fiche agence événementielle) entretient des relations privilégiées avec certaines salles et certains prestataires, cela peut vous faciliter considérablement la tâche quant au choix d’une salle et vous permettre d’obtenir des tarifs négociés.
- Centre, palais des congrès : ces salles disposent d’une infrastructure spécialement conçue pour accueillir des congrès. Elles comprennent de nombreux lieux de restauration, l’accès à différentes salles et assurent l’équipement et le matériel. De nombreux prestataires sont à votre service, des techniciens au traiteur et même un chargé d’événement, responsable de la logistique de votre manifestation.
- Pour une manifestation qui ne se prête pas au faste d’un palais des congrès – car oui, il y a des congrès plus modestes, si absurde que paraisse cette hypothèse – la réservation d’une salle doit prendre en compte de plusieurs éléments. : nombre de participants, superficie de la salle, accès à des salles de réunion et éventuellement un auditorium. L’équipement est aussi important : pour un congrès vous aurez besoin de vidéoprojecteurs, d’écrans plats et d’un système de sonorisation complet.
- La localisation de la salle : choisissez un lieu accessible. Pour une réunion longue, pensez à l’hébergement, par exemple. Si la manifestation se déroule à Paris, privilégiez un lieu accessible facilement en transport en commun.
La réservation d’une salle doit veiller à garantir de bonnes conditions de travail pour les participants au congrès, car n’oublions pas que le but initial de l’organisation d’un congrès est professionnel. Pour mener à bien votre événement, le recours à des prestataires techniques peut s’avérer nécessaire. Tout dépend alors de votre budget. Une agence événementielle (voir fiche agence événementielle) entretient des relations privilégiées avec certaines salles et certains prestataires, cela peut vous faciliter considérablement la tâche quant au choix d’une salle et vous permettre d’obtenir des tarifs négociés.
