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Le déroulement de la conférence
Respecter le planning
Il est important, surtout si l’évènement s’étale sur plusieurs jours, de respecter scrupuleusement un planning.
- Coordonner les différentes interventions heure par heure
- Impartir un temps de parole pour chaque intervenant
- Prévoir des temps de pause et laisser quelques minutes entre deux interventions
Pour une conférence, il est même fortement conseillé de procéder à des répétitions afin de vérifier certains détails, tester la cohérence du planning et régler les derniers détails techniques.
Accompagnement des participants
Une conférence peut regrouper dans un même lieu un nombre important de personnes, venant d’horizons différents. Il est donc nécessaire de prendre soin à ce qu’elles ne se sentent pas perdues.
- Badger les invités qui se présentent afin de rendre les contacts plus aisés et faciliter l’identification.
- Mettre en place la décoration et le balisage avec un parcours fléché afin de permettre aux participants de s’orienter dans la salle et d’être autonomes.
La restauration
Toute conférence digne de ce nom comprend un service de restauration pour les participants. Soyons honnêtes, cet élément joue beaucoup sur le moral des troupes, qui doivent pouvoir à tout moment combler un petit creux.
- La prestation d’un traiteur peut être comprise dans la location de salle (voir fiche location salle), vérifiez dans ce cas que le traiteur qui vous est imposé soit susceptible de répondre à vos attentes.
- Si vous avez le choix, un bon dialogue avec le traiteur est nécessaire. Préparez de quoi grignoter toute la journée : viennoiseries, café, thé et jus de fruits. Le traiteur doit être également apte à composer un buffet ou un cocktail déjeunatoire.
- Pensez aux régimes alimentaires spécifiques de chacun. Anticipez sur la question en proposant des repas végétarien, casher ou hallal.
Il est important, surtout si l’évènement s’étale sur plusieurs jours, de respecter scrupuleusement un planning.
- Coordonner les différentes interventions heure par heure
- Impartir un temps de parole pour chaque intervenant
- Prévoir des temps de pause et laisser quelques minutes entre deux interventions
Pour une conférence, il est même fortement conseillé de procéder à des répétitions afin de vérifier certains détails, tester la cohérence du planning et régler les derniers détails techniques.
Accompagnement des participants
Une conférence peut regrouper dans un même lieu un nombre important de personnes, venant d’horizons différents. Il est donc nécessaire de prendre soin à ce qu’elles ne se sentent pas perdues.
- Badger les invités qui se présentent afin de rendre les contacts plus aisés et faciliter l’identification.
- Mettre en place la décoration et le balisage avec un parcours fléché afin de permettre aux participants de s’orienter dans la salle et d’être autonomes.
La restauration
Toute conférence digne de ce nom comprend un service de restauration pour les participants. Soyons honnêtes, cet élément joue beaucoup sur le moral des troupes, qui doivent pouvoir à tout moment combler un petit creux.
- La prestation d’un traiteur peut être comprise dans la location de salle (voir fiche location salle), vérifiez dans ce cas que le traiteur qui vous est imposé soit susceptible de répondre à vos attentes.
- Si vous avez le choix, un bon dialogue avec le traiteur est nécessaire. Préparez de quoi grignoter toute la journée : viennoiseries, café, thé et jus de fruits. Le traiteur doit être également apte à composer un buffet ou un cocktail déjeunatoire.
- Pensez aux régimes alimentaires spécifiques de chacun. Anticipez sur la question en proposant des repas végétarien, casher ou hallal.
