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Agence événementielle (3/3)
Comment choisir son agence événementielle ?
Vous avez décidé de travailler de concert avec une agence événementielle pour organiser votre événement d’entreprise. Rien n’est gagné pour autant, encore faut-il trouver la perle rare. Le rôle de conseil apporté par l’agence sera déterminant quant au succès de l’opération. De la complicité susceptible d’être créer avec elle, de sa bonne compréhension des problématiques soulevées dépend la réussite du projet. Pour faire le bon choix, accordez-vous un délai raisonnable.
- Faîtes une première sélection d’agences qui ont retenus votre attention : aidez-vous du bouche-à-oreilles, parlez en autour de vous et consultez vos pairs qui vous loueront les qualités de certains prestataires. Retenez ceux bénéficiant déjà d’une certaine notoriété ou dont les réalisations couvertes par la presse ont suscité votre intérêt.
- Lancez ensuite un appel d’offre et mettez en compétition trois ou quatre agences. Faites une présélection rigoureuse des agences aptes à répondre aux problématiques que soulèvent votre projet. Vous pouvez vous faire assister par des cabinets conseils spécialisés : Gibory Consultant ou Vidéothèque Conseil. Gardez un nombre restreint de concurrents, 3 à 4 afin de consacrer le temps nécessaire au suivi des agences engagées dans la compétition.
- Créez dans un dossier de consultation où vous exposerez votre stratégie et vos objectifs ainsi que le budget alloué pour l’événement ou au moins une fourchette afin de permettre aux agences de trouver des solutions compatibles. Entre autres renseignements exhaustifs, joignez-y des informations sur l’entreprise (organisation et culture), le secteur d’activité et ses produits, le marché et la concurrence. Un récapitulatif des expériences passées en communication est le bienvenue, n’hésitez pas non plus à en faire la critique.
- Quelques jours après la remise du dossier de consultation, organisez un entretient individuel avec les agences qui vous exposeront une liste de questions. C’est l’occasion pour vous de vérifier la bonne compréhension du brief et de valider ou pas les premières orientations. Laissez ensuite un délai de quinze jours à trois semaines aux agences pour préparer et finaliser leurs projets.
- Après la présentation des « recos », vous n’avez plus qu’à faire votre choix. L’enjeu est de taille car vous comptez sur un partenaire pour transformer votre événement en coup de maître. Vous choisirez le projet qui vous séduit selon sa pertinence ou son originalité. N’oubliez pas que vous ne choisissez pas seulement un projet mais plus globalement une agence événementielle, ne vous en tenez pas à ce « grand oral ». Au cours du suivi, avez-vous peut-être noué un dialogue particulier avec une agence qui va créer les conditions idéal d’un travail en concertation. Pesez le pour et le contre de chaque projet et évaluer d’autres aspects quant à la notoriété d’une agence, son sérieux, ses partenaires, etc.
- Faîtes une première sélection d’agences qui ont retenus votre attention : aidez-vous du bouche-à-oreilles, parlez en autour de vous et consultez vos pairs qui vous loueront les qualités de certains prestataires. Retenez ceux bénéficiant déjà d’une certaine notoriété ou dont les réalisations couvertes par la presse ont suscité votre intérêt.
- Lancez ensuite un appel d’offre et mettez en compétition trois ou quatre agences. Faites une présélection rigoureuse des agences aptes à répondre aux problématiques que soulèvent votre projet. Vous pouvez vous faire assister par des cabinets conseils spécialisés : Gibory Consultant ou Vidéothèque Conseil. Gardez un nombre restreint de concurrents, 3 à 4 afin de consacrer le temps nécessaire au suivi des agences engagées dans la compétition.
- Créez dans un dossier de consultation où vous exposerez votre stratégie et vos objectifs ainsi que le budget alloué pour l’événement ou au moins une fourchette afin de permettre aux agences de trouver des solutions compatibles. Entre autres renseignements exhaustifs, joignez-y des informations sur l’entreprise (organisation et culture), le secteur d’activité et ses produits, le marché et la concurrence. Un récapitulatif des expériences passées en communication est le bienvenue, n’hésitez pas non plus à en faire la critique.
- Quelques jours après la remise du dossier de consultation, organisez un entretient individuel avec les agences qui vous exposeront une liste de questions. C’est l’occasion pour vous de vérifier la bonne compréhension du brief et de valider ou pas les premières orientations. Laissez ensuite un délai de quinze jours à trois semaines aux agences pour préparer et finaliser leurs projets.
- Après la présentation des « recos », vous n’avez plus qu’à faire votre choix. L’enjeu est de taille car vous comptez sur un partenaire pour transformer votre événement en coup de maître. Vous choisirez le projet qui vous séduit selon sa pertinence ou son originalité. N’oubliez pas que vous ne choisissez pas seulement un projet mais plus globalement une agence événementielle, ne vous en tenez pas à ce « grand oral ». Au cours du suivi, avez-vous peut-être noué un dialogue particulier avec une agence qui va créer les conditions idéal d’un travail en concertation. Pesez le pour et le contre de chaque projet et évaluer d’autres aspects quant à la notoriété d’une agence, son sérieux, ses partenaires, etc.
